機構隨著時間發展，往往將現行工作的做法編納成規，亦會擔當一些新的職責。外在環境的轉變會令服務需求或期望改變，但相關機構可能因未及適應而未能滿足這些需求或期望。因應職責和對公共服務需求的改變檢討機構的現行架構，有助機構：
- 確保資源和管理人員的專注能分配到真正須優先處理的事項；
- 確切並適時了解服務對象的需要，提供更具效率和成效的服務；
- 減少由架構造成的障礙，使運作流程更具成效；
- 減少監管層級和重疊的工作，加強員工的職能；
- 開拓更多有價值的職務，增加員工滿足感；
- 把握機會引進新設備和科技 ；
- 提升應付日後變化的能力；以及
- 減低成本。
